Kostenerstattung
gesetzlicher Krankenkassen
Kostenerstattungsverfahren in 60 Sekunden erklärt:
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Antragstellung in 60 Sekunden erklärt:
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Psychotherapie über Kostenerstattung
Als gesetzlich Versicherte:r in die Privatpraxis
Manchmal dauert es sehr lange, bis man bei kassenzugelassenen Psychotherapeut:innen einen Therapieplatz bekommt. In solchen Fällen können gesetzlich Versicherte auch eine Therapie in einer Privatpraxis beginnen, wenn die Krankenkasse zustimmt, die Kosten zu erstatten. Das nennt sich Kostenerstattungsverfahren.
Damit Sie die Kostenerstattung möglichst unkompliziert beantragen können, haben wir auf dieser Seite alle wichtigen Informationen für Sie zusammengestellt und führen Sie Schritt für Schritt durch den Antrag.
Während des gesamten Prozesses stehen wir Ihnen gerne unterstützend zur Seite.
Vorgehen kurz & knapp:
(Schritt 1 optional: bei Krankenkasse nach erforderlichen Unterlagen fragen)
1. Psychologische Sprechstunde vereinbaren → PTV11-Formular mit Dringlichkeitscode erhalten
2. Probatorische Sitzung vereinbaren
3. Psychotherapeut:innen anfragen und ggf. Absagen sammeln
4. Antrag mit PTV11 und Absagenliste entweder direkt bei der Krankenkasse einreichen oder an unsere Praxis schicken
5. auf Bestätigung der Kostenübernahme warten
6. bei Zusage einen Termin in unserer Praxis vereinbaren
Wichtige Kontakte und Links
Die Terminservicestelle (TSS) unterstützt Sie bei der Terminvergabe bei kassenzugelassenen Psychotherapeut:innen:
- 116 117 (Telefon)
- Online-Terminbuchung
- 0921 88099 – 55021 (Gehörlosenfax)
Hier finden Sie unseren Vordruck zur Absagenliste
Hier haben wir die einzelnen Beantragungsschritte ausführlich für Sie aufbereitet, zusammen mit einem kurzen Erklärvideo.
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Termin zur Psychologischen Sprechstunde
Kontaktieren Sie den Ärztlichen Bereitschaftsdienst der Kassenärztlichen Vereinigung und vereinbaren Sie einen Termin zur Psychotherapeutischen Sprechstunde bei kassenzugelassenen Psychotherapeut:innen. Sie erreichen den Ärztlichen Bereitschaftsdienst rund um die Uhr und an jedem Tag unter der Telefonnummer 116117. Alternativ können Sie die Ärztlichen Bereitschaftsdienste auch online über eine Anfrage zur Terminvermittlung kontaktieren.
Bei der Online-Terminbuchung des Ärztlichen Bereitschaftsdienstes wählen Sie zunächst aus, dass Sie keinen Vermittlungscode haben und danach bei Fachrichtung „Psychoth. Sprechstunde Erwachsene“.
-> Psychologische Sprechstunde besuchen.
Nehmen Sie den vereinbarten Termin bei der Psychologischen Sprechstunde wahr.
Szenario 1 – Therapieplatz gefunden: Wenn die Möglichkeit besteht, dass Sie in der Praxis, in der die Sprechstunde stattfindet, eine Therapie beginnen können, empfehlen wir Ihnen diese Möglichkeit wahrzunehmen. In diesem Fall ist die Kostenerstattung einer Therapie in unserer Praxis nicht möglich.
Szenario 2 – kein Therapieplatz: Falls die Psychotherapeutin oder der Psychotherapeut, der die Sprechstunde durchführt, Sie nicht behandeln kann, lassen Sie sich das Formular „Individuelle Patienteninformation zur ambulanten Psychotherapeutischen Sprechstunde – PTV 11“ aushändigen. Um die Therapie in unserer Praxis zu beantragen, muss auf diesem Formular vermerkt sein, dass
• Sie eine ambulante Verhaltenstherapie benötigen,
• die Therapie nicht in der Praxis der Therapeutin oder des Therapeuten, der die Sprechstunde anbietet, durchgeführt werden kann und
• dass ein Therapiebeginn „zeitnah erforderlich“ ist. In diesem Fall versieht die Therapeutin oder der Therapeut das Formular mit einem Dringlichkeitscode.
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Kontaktieren Sie mit dem Dringlichkeitscode, den Sie in der Psychotherapeutischen Sprechstunde erhalten haben, erneut den Ärztlichen Bereitschaftsdienst telefonisch unter 116117 oder online über eine Anfrage zur Terminvermittlung. Geben Sie bei der Online-Terminbuchung an, dass Sie einen Vermittlungscode haben und geben Sie dort den Code ein, der auf dem Formular, welches Sie in der Psychotherapeutischen Sprechstunde erhalten haben, steht. Wählen Sie danach die Fachrichtung „Psychologischer Psychotherapeut“ aus. Sollte der Ärztliche Bereitschaftsdienst Ihnen keinen Termin nennen können bzw. kein Termin online verfügbar sein, notieren Sie sich Datum und Uhrzeit des Anrufes oder des Aufrufs der Website der Online-Terminvereinbarung. Sie können hierfür gerne unseren Vordruck verwenden. Wenn Sie einen Termin für probatorische Sitzungen vereinbaren können, ist das weitere Vorgehen wie folgt:
-> Termin zu Probatorik besuchen
Nehmen Sie den vereinbarten Termin zur ersten Probatorischen Sitzung wahr.
Szenario 1 – Therapieplatz gefunden: Wird Ihnen bei dem Termin ein Therapieplatz innerhalb einer angemessenen Wartezeit (3 Monate) angeboten, empfehlen wir Ihnen diese Möglichkeit wahrzunehmen. In diesem Fall ist die Kostenerstattung einer Therapie in unserer Praxis nicht möglich.
Szenario 2 – kein Therapieplatz: Sollte die Psychotherapeutin oder der Psychotherapeut, an den Sie für die erste („probatorische“) Sitzung vermittelt wurden, Ihnen keinen Therapieplatz anbieten können, können Sie dies schriftlich auf unserem Vordruck vermerken.
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Nachweis der Suche nach Therapeut:innen mit Therapeut:innenliste
Versuchen Sie zunächst selbst kassenzugelassene Therapeut:innen zu kontaktieren, um einen Therapieplatz zu finden. Wir helfen Ihnen dabei, schreiben Sie uns einfach eine kurze Mail.
Zusätzlich können Sie auf den Homepages der kassenärztlichen Vereinigungen der jeweiligen Bundesländer kassenzugelassene Therapeut:innen in Ihrer Nähe finden: Berlin, Sachsen, Schleswig Holstein, Hessen oder bundesweit unter dem Patientenservice 116117 der kassenärztlichen Bundesvereinigung.
Für die Beantragung der Kostenerstattung in unserer Praxis ist es notwendig, dass Sie von mehreren kassenzugelassenen Therapeut:innen die Rückmeldung erhalten, dass diese keinen freien Therapieplatz innerhalb der nächsten drei Monate haben oder diese telefonisch während der angegebenen Sprechzeiten nicht erreichen können. Fragen Sie hierbei explizit nach einem freien Therapieplatz. Ein Termin zur Sprechstunde, ein Erstgespräch oder eine Beratung gilt nicht als freier Therapieplatz.
Notieren Sie Kontaktdatum, Name und Adresse der jeweiligen Therapeut:innen auf einer Therapeut:innenliste. Gerne können Sie dafür unseren Vordruck verwenden, den Sie hier downloaden können.
Sollten Sie dabei eine:n Therapeut:in finden, der:die Ihnen eine dauerhafte Behandlung anbieten kann, sollten Sie diese Möglichkeit wahrnehmen. Parallel zu Ihrer Suche nach kassenzugelassenen Therapeut:innen können Sie bereits die folgenden Schritte durchführen:
Senden Sie uns das Formular „Individuelle Patienteninformation zur ambulanten Psychotherapeutischen Sprechstunde – PTV 11“ und die ausgefüllte Therapeut:innenliste mit dem Vermerk zu den probatorischen Sitzungen per E-Mail an info@360grad-psychotherapie.de oder postalisch an folgende Adresse zu:
360° Psychotherapie Rhinstraße 86 12681 Berlin
Sobald wir die Unterlagen erhalten haben, geben wir Ihnen umgehend eine Rückmeldung, wie die Kostenübernahme bei Ihrer Krankenkasse beantragt werden kann.
Faq
Fragen & Antworten
Die wichtigsten Fragen rund um das Thema Kostenerstattung für Psychotherapie:
Für alle weiteren Fragen rufen Sie uns gerne an oder schreiben uns eine E-Mail. Wir erklären Ihnen gerne die Details des Vorgehens.
Glossar
Die wichtigsten Begriffe erklärt
Die Übersicht soll Ihnen helfen, Fachausdrücke besser zu verstehen und die Abläufe innerhalb des Verfahrens leichter nachzuvollziehen.
Ein Psychotherapie-Kassensitz ist eine offizielle Zulassung, die es Psychotherapeut:innen ermöglicht, gesetzlich Versicherte zu behandeln und die erbrachten Leistungen direkt mit den Krankenkassen abzurechnen. Die Anzahl der Kassensitze bestimmen die Kassenärztlichen Vereinigungen, die festlegen, wie viele Sitze in einer Region verfügbar sind. Auf diese Weise soll im Idealfall eine flächendeckende psychotherapeutische Versorgung gewährleistet werden.
In den probatorischen Sitzungen geht es um das Kennenlernen von Therapeut:in und Patient:in, bevor die eigentliche Therapie beginnt. Durch Gespräche und dem Einsatz von Fragebögen werden Informationen zu den Beschwerden gesammelt. Auch Ihre Biographie spielt hier eine wichtige Rolle. So entsteht ein umfassendes Bild der Symptomatik und es ergeben sich Ansatzpunkte für eine mögliche Therapie. Für das Kostenerstattungsverfahren werden üblicherweise fünf probatorische Sitzungen beantragt. Letztendlich entscheidet die Krankenkasse, wie viele Probatorik-Sitzungen genehmigt werden.
Das PTV11-Formular, auch “Individuelle Patienteninformation zur ambulanten Psychotherapeutischen Sprechstunde”, erhalten Sie nach Abschluss einer Psychotherapeutischen Sprechstunde. Es wird von der behandelnden Therapeutin bzw. dem Therapeuten ausgefüllt und enthält einen vorläufigen Befund sowie Empfehlungen für das weitere Vorgehen. Für das Kostenerstattungsverfahren ist es wichtig, dass vermerkt wurde, dass eine Behandlung “zeitnah erforderlich” ist. Meistens wird zusätzlich noch ein Dringlichkeitscode vergeben.
Der 12-stellige Dringlichkeitscode auf dem PTV11-Formular bescheinigt, dass eine psychotherapeutische Behandlung zeitnah notwendig ist. Mithilfe des Codes können Sie über die Terminservicestelle (TSS) einen Termin für eine probatorische Sitzung vereinbaren.
Faq
Fragen & Antworten
Die wichtigsten Fragen rund um das Thema Kostenerstattung für Psychotherapie:
Für alle weiteren Fragen rufen Sie uns gerne an oder schreiben uns eine E-Mail. Wir erklären Ihnen gerne die Details des Vorgehens.
Nein – ein einheitliches, offizielles Antragsformular gibt es für das Kostenerstattungsverfahren nicht.
So läuft es in der Praxis:
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Manche Krankenkassen haben eigene Vorlagen oder Formulare, die sie Patient:innen zuschicken, wenn man aktiv nach Kostenerstattung fragt.
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Viele Kassen arbeiten aber mit einem formlosen Antragsschreiben, das Patient:innen selbst verfassen (darin: Bitte um Kostenerstattung nach § 13 Abs. 3 SGB V, Begründung, Verweis auf erfolglose Suche).
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Wichtiger sind allerdings die Belege:
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ärztliche Bescheinigung über Behandlungsnotwendigkeit
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Dokumentation der Absagen/Wartezeiten bei Kassentherapeut:innen
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ggf. Kostenvoranschlag der Privatpraxis
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Nein, Sie benötigen keine Überweisung. Es genügt das ausgefüllte Formular PTV-11, das Sie bei der Psychologischen Sprechstunde bekommen.
Nein, zumindest nicht direkt. Wenn Sie über das Kostenerstattungsverfahren eine Therapie in unserer Praxis beginnen, senden wir Ihnen Rechnungen für die Behandlung zu. Diese müssten Sie vorerst selbst begleichen. Die Rechnungen reichen Sie anschließend bei Ihrer Krankenkasse ein und Sie bekommen die Kosten zurückerstattet.
Einen Termin zur psychologischen Sprechstunde vereinbaren. Dazu können Sie den Ärztlichen Bereitschaftsdienst unter der Telefonnummer 116 117 kontaktieren. In einigen Bundesländern ist auch ein Onlinedienst für die Terminbuchung verfügbar.
Falls Ihnen bereits ein PTV11-Formular mit einem Dringlichkeitscode vorliegt, müssen Sie mit dem Dringlichkeitscode einen Termin zur Probatorik anfragen.
In einigen Fällen werden die gesamten Sitzungskosten nicht von der Krankenkasse erstattet, weshalb ggf. von Ihrer Seite aus noch ein Eigenanteil zu zahlen wäre.
Wieviele Absagen benötigt werden, unterscheidet sich je nach Krankenkasse; manchmal genügen 10 Absagen, andere Krankenkassen, wie zum Beispiel die Techniker Krankenkasse fordern mehr als 20. Fragen Sie am besten direkt bei Ihrer Krankenkasse nach.
Wenn Sie die Rückmeldung erhalten, dass ein:e kassenzugelassene:r Therapeut:in Ihnen keinen Therapieplatz innerhalb der nächsten drei Monate anbieten kann, zählt dies als eine Absage. Das gilt auch, wenn Sie diese Rückmeldung z.B. in Form von einer automatischen Nachricht über den Anrufbeantworter der Praxis erhalten. Die Absagen können Sie dann mit Hilfe unseres Vordrucks oder in einer selbst angefertigten Liste dokumentieren. Wichtig ist dabei, dass Sie die vollständigen Namen und die Adresse des oder der Therapeut:in sowie das Kontaktdatum angeben.
In unserer Praxis wird für die Beantragung des Kostenerstattungsverfahrens nicht nach verschiedenen Krankheitsbildern und Diagnosen unterschieden. Die Entscheidung, ob Ihrem Antrag für die Behandlung in einer Privatpraxis zugestimmt wird, liegt bei der Krankenkasse.
Sobald Sie von Ihrer Krankenkasse die Zusage zur Kostenerstattung erhalten haben, können Sie sich bei uns für eine Terminvereinbarung melden oder eigenständig einen Termin zum Erstgespräch auf unserer Webseite online buchen. Falls Sie bereits vor der Bewilligung einen Termin bei uns wahrnehmen möchten, ist dies grundsätzlich möglich, allerdings können wir Ihnen einen Termin vorher nur als Selbstzahler:in anbieten.
Ja, das Vorgehen ist dasselbe.
Eine Psychologische Sprechstunde ist eine Art Erstgespräch, welches dazu dient, einen Krankheitsverdacht sowie die Notwendigkeit einer psychotherapeutischen Behandlung im Rahmen der gesetzlichen Krankenversicherung abzuklären.
Eine rückwirkende Erstattung von Sitzungen, die vor dem Zeitpunkt der Bewilligung stattgefunden haben, ist in den meisten Fällen nicht möglich.
Was ist der Unterschied zwischen einer Privatpraxis und einer Praxis mit Kassensitz/Kassenzulassung?
In einer Privatpraxis ist die Abrechnung von psychotherapeutischen Leistungen mit den gesetzlichen Krankenkassen nicht über die Gesundheitskarte möglich. Denn für die direkte Abrechnung mit den gesetzlichen Krankenkassen muss eine behördliche Erlaubnis – ein sogenannter Kassensitz – vorliegen, welche durch die Kassenärztlichen Vereinigungen reguliert ist.
Ja, Sie können uns Ihre Dokumente einfach als gutlesbares Foto oder Scan per E-Mail an info@360grad-psychotherapie.de schicken. Alternativ können Sie uns die Antragsunterlagen auch per Post an die folgende Adresse schicken:
360° Psychotherapie
Rhinstraße 86
12681 Berlin
In der Regel sind Sie als Versicherte:r der oder die Antragsteller:in, allerdings können wir den Antrag auf Kostenerstattung gerne für Sie bei der Krankenkasse einreichen.
Im ersten Beantragungsschritt wird immer die sogenannte Probatorik, also die ersten fünf (probatorischen) Sitzungen beantragt. In einem zweiten Schritt wird dann der Antrag auf Psychotherapie mit 24 Therapiesitzungen (50 Minuten) beantragt.
Ein einheitliches Anschreiben für die Krankenkasse gibt es nicht. Sie können sich jedoch gerne an diesen Formulierungen orientieren.
Sehr geehrte Damen und Herren,
hiermit beantrage ich, [Name, Vorname], geb. am XX.XX.XX, die Kostenübernahme einer ambulanten Psychotherapie im Rahmen des Kostenerstattungsverfahrens.
Meine Versicherungsnummer lautet: xxxxxxxxxx
Wie Sie der beigefügten Übersicht entnehmen können, haben meine wiederholten Anfragen bei Psychotherapiepraxen mit Kassenzulassung ergeben, dass Termine erst in [x] Monaten verfügbar wären oder derzeit keine neuen Patient:innen aufgenommen werden.
Aus der psychotherapeutischen Sprechstunde (siehe beigefügtes PTV11-Formular) geht hervor, dass eine Behandlung zeitnah erforderlich ist. In der Praxis 360° Psychotherapie habe ich kurzfristig die Möglichkeit, bei Frau/Herrn [Name] eine ambulante Verhaltenstherapie zu beginnen.
Ich bitte Sie daher, meinen Antrag zu prüfen und die Kostenübernahme für die geplante Psychotherapie zu bewilligen.
Mit freundlichen Grüßen
[Vorname Nachname]
Wenn die Krankenkasse Ihnen eine Begründung für die Ablehnung nennt, wie etwa, dass nicht genügend Absagen von kassenzugelassenen Therapeut:innen vorliegen, dann können Sie den Antrag mit der geforderten Anzahl der Absagen erneut einreichen. Grundsätzlich haben Sie außerdem jederzeit die Möglichkeit, Widerspruch gegen die Entscheidung einzulegen. Im Falle einer Ablehnung können Sie sich gerne an uns wenden und wir besprechen dann gemeinsam die nächsten Schritte.